La "Logica Metro Quadro" nell'ambito dell'ottimizzazione aziendale

Vorrei che per qualche secondo ti immedesimassi in una situazione tipo che sono certo ti sarà familiare.

Hai presente quella frustrante sensazione che si prova quando la tua casa non ti sembra mai abbastanza grande, il tuo ufficio troppo disordinato, il tuo giardino non curato o la auto poco "vivibile"?

Ecco.

Questa situazione mi è capitata talmente tante volte che sono finito per chiedermi "come si potrebbe fare per evitare queste situazioni?" o comunque "come posso fare per sistemare questo casino con un senso logico?".

Il fatto è che molto spesso ci diamo delle risposte parzialmente corrette o comunque che risolvono solo temporaneamente la situazione di disagio. Ad esempio siamo portati a "spostare" oggetti da una parte all'altra, con il solo effetto di spostare il caos senza però eliminarlo, oppure ad accumularli sperando che spariscano magicamente lasciando al loro posto dello spazio vuoto da... Riempire con dell'altro caos!

Il fatto è che scegliendo queste soluzioni semplici, ma temporanee, semplicemente spostiamo il problema nel tempo e nello spazio. Questo comporterà - almeno - una doppia fatica: la prima per concretizzare la soluzione temporanea, la seconda per capire che abbiamo sbagliato la volta precedente ed apportare una scelta più "concreta".

Ti sembrerà incredibile ma questa situazione molto comune in ambito familiare può essere vissuta e gestita anche in ambito lavorativo con conseguenze che possono toccare l'ambito dell'efficienza aziendale e della competitività.

In questo articolo ti voglio far vedere come.

Il tipico esempio aziendale

Che tu sia un imprenditore, un dipendente o un libero professionista credo sappia rispondere molto semplicemente ad una facile domanda.

Quale voce di bilancio influenza maggiormente il risultato economico di un esercizio a fine anno?

Semplice.

Il magazzino.

No, non sono le vendite o gli acquisti (o come lo chiamano in molti, il "fatturato") a definire come sta andando un'azienda. O meglio, sono certamente fondamentali in quanto riguardano la normale operatività di un'azienda, ovvero la vendita di un prodotto o servizio.

Ma il magazzino, in un certo senso, ci dice quanto brava è l'azienda a raggiungere questo risultato.

Immagina di possedere un'azienda che produce... Tavoli!

Ma l'anno dopo...

Commercialista: "Buongiorno Pino, volevo solo avvisarti che non abbiamo abbastanza liquidità per pagare i fornitori, dobbiamo necessariamente aprire un finanziamento per saldare i nostri debiti altrimenti rischiamo il fallimento".

Ma... COME?

E no, non è colpa della super-car perché quella è solo la conseguenza della media incapacità del leggere i bilanci da parte di imprenditori di bassa esperienza o comunque poco interesse nella materia finanziaria. Ne parlo in un altro articolo.

Il problema è che non sono ottimizzati né gli spazi aziendali né le risorse inutilizzate che però concorrono al calcolo del risultato finale.

Questo è il punto di partenza dal quale ho sviluppato la Logica Metro Quadro, o L.M.Q.

La Logica Metro Quadro (L.M.Q.)

La Logica Metro Quadro si basa su un semplice concetto: la gestione degli spazi e delle risorse disponibili in azienda concorrono in modo attivo al risultato economico-finanziario dell'esercizio.

Ci sono alcuni elementi da considerare nel momento in cui si vuole applicare la L.M.Q. in qualsiasi realtà:

• Lo spazio disponibile. Dobbiamo considerare la superficie a nostra disposizione, gli spazi adattabili a processi produttivi migliori e quali invece destinabili allo stoccaggio di materiali.

• Le risorse necessarie al ciclo produttivo. Stabilire quali risorse sono destinabili alla produzione serve a comprendere come stoccarle in maniera corretta, ad esempio rendendo può comodo prelevare quelle maggiormente rotative a discapito di quelle saltuarie.

• L'adattabilità delle risorse. A volte troviamo a magazzino materiale che non usiamo più in quanto abbiamo dismesso un determinato prodotto o servizio. Ci siamo mai chiesti se, invece di lasciarli a prendere polvere, possiamo usarli in altre maniere?

• Il contesto aziendale. Qual è l'attitudine dell'imprenditore o dei dipendenti in merito a questa "complicazione" del processo standard di produzione-vendita?

Ma cosa c'entra il metro quadro con tutto questo?

Ho sempre pensato che il "metro quadro" sia un'unità di misura perfetto per identificare lo spazio, ovvero l'elemento cardine di tutta la L.M.Q. che può essere riferito sia ad uno spazio fisico (magazzino, scaffale, ufficio) sia ad uno virtuale (la memoria di un cloud, lo sfondo di un desktop).

Sì, perché anche l'ordine con il quale si organizzano le icone di un desktop può influire su efficienza ed ottimizzazione delle risorse.

C'è una semplice domanda da porsi.

Sto ottimizzando spazi e risorse disponibili?

La risposta è molto semplice: lo sto facendo nel momento in cui qualsiasi metro quadro del mio spazio viene utilizzato per generare valore. Se dovessimo applicare questa logica su un'azienda produttrice classica, lo spazio è ottimizzato se è utilizzato da:

1. Magazzino materiale direttamente utilizzato a scopi produttivi;

2. Macchinari ed attrezzature che generano prodotti di valore.

Nel momento in cui lo spazio viene usato per altro (macchine vecchie, risorse inutili o semplicemente spazi vuoti) allora non sto lo sto ottimizzando in modo efficiente.

Vediamo quindi le implicazioni della Logica Metro Quadro.

Implicazioni del L.M.Q.

Applicando la Logica Metro Quadro e, di conseguenza, cercando di ottimizzare al massimo spazio e risorse disponibili puntando al massimo risultato, possiamo ottenere diversi tipi di risultato.

• Riduzione del magazzino. Dato che utilizziamo risorse che, pur non essendo quelle più corrette, sono "adattabili", contribuiamo alla riduzione dei valori del magazzino che, a bilancio, possono essere un importante ago della bilancia tra risultati positivi oppure negativi;

• Riduzione dell'impatto economico-finanziario. Dato che da un lato riduciamo le risorse a disposizione e dell'altro facciamo in modo che ogni metro quadro ottimizzi il risultato, anche in ottica di attrezzature performanti, liberiamo liquidità investita sul magazzino e massimizziamo i profitti cercando di abbattere i costi di produzione, tenendo stabili i prezzi di vendita;

• Ordine e flessibilità. Avere una zona di lavoro ordinata ti permette di focalizzare meglio l'attenzione su ciò che c'è e si vede, ovvero ciò che è più importante e che crea valore. In questo modo, possiamo gestire meglio i flussi della produzione senza continuamente essere distratti da risorse con minor valore;

Credo fermamente che questi tre punti siano già un ottimo risultato dal punto di vista aziendale. In un'epoca di incertezze economiche e produttive come quello attuale, saper gestire in modo efficiente il magazzino ed essere in grado di essere il più competitivi possibile è più utile che vitale.

Per produrre un tavolo ti servono pochi, ma semplici, materiali:

• Legno (per il piano e le gambe);

• Chiodi e viti (per fissare le assi tra di loro);

• Vernici e protettivi.

Senza entrare troppo nel processo produttivo di un tavolo - non che io ne sappia così tanto, eh - la cosa che è certa è che per realizzare anche un singolo pezzo dobbiamo prima comprare i materiali sopra elencati. Questi materiali vanno poi messi in un magazzino, prelevati al momento del bisogno e successivamente montati. Infine, i prodotti finiti saranno venduti e la differenza tra il costo di produzione ed il prezzo di vendita mi determina il margine di guadagno.

Ma allora perché molte aziende vanno in crisi?

Con maggior riferimento alla aziende a noi più vicine, ovvero quelle di media-piccola dimensione, il problema sta nel fatto che si compra male, o comunque manca un'attenta analisi delle risorse a disposizione. Spesso infatti ci si fossilizza sul processo "compra-produci-vendi" e non si presta invece attenzione a quello che si ha già in casa, trasformando quindi il processo in "adatta-produci-vendi".

Ma vediamo l'implicazione aziendale un po' più nello specifico.

Implicazioni finanziarie

Rimanendo sull'esempio della produzione di tavoli, immagina di aver bisogno ogni volta di 90 metri di legno - per fare i piani - ma di doverne per forza comprare 100 per questioni di lotti del fornitore o altri motivi che non puoi comandare.

Dove finiranno quei 10 metri in eccesso?

Ovviamente in magazzino, magari in una zona poco utilizzata in modo che non siano "ingombranti".

Tornando alla questione del primo paragrafo, supponiamo che questa logica del "accumuliamo" venga applicato anche per tutti gli altri componenti: viti, chiodi, vernici, protettivi ma anche attrezzi da lavoro, banchi per l'assemblaggio, campioni mai industrializzati.

Abbiamo due conseguenze di non poco conto:

1. Un utilizzo passivo del magazzino, in quanto stiamo occupando spazio che potrei sfruttare in altre maniere più proficue depositando materiale che non sappiamo nemmeno se mai utilizzeremo;

2. Stiamo bloccando soldi che in qualche modo dobbiamo recuperare per non fallire.

Sì, perché per comprare quei 10 metri di tavolo abbiamo comunque speso dei soldi che ora se ne stanno lì, a prendere polvere nel magazzino.

E quale mai sarà il risultato a fine anno?

Succederà che faremo l'inventario, troveremo decine di metri di tavolo non utilizzato che noi iscriveremo a "Magazzino Finale Materie Prime", saremo contenti perché il bilancio è in utile, come qualsiasi bravo medio imprenditore ci compreremo una super-car per fare i fichi con i nostri dipendenti e colleghi.